Подготовка процесса
Начните с описания текущего цикла служебных поездок: кто инициирует заявку на командировку, кто согласует, кто подбирает билеты, как оформляются авансы и отчёты. Зафиксируйте роли, сроки и точки контроля. Это поможет перенести в TripScan не хаос, а рабочий процесс без лишних согласований.
На первом этапе соберите требования от HR, бухгалтерии, финансов и руководителей подразделений. Определите, какие поля нужны в заявке, какие документы должны прикрепляться, кто видит маршрут, бюджет и статус поездки. Отдельно решите, как будет считаться авансовый отчёт и какие данные нужны для закрытия командировки.
Настройка TripScan
Дальше настройте сервис для командировок под вашу структуру: маршруты согласования, роли пользователей, шаблоны заявок и правила уведомлений. В TripScan важно сразу связать этапы в одном интерфейсе, чтобы сотрудник не ходил по разным системам, а руководитель видел статус без ручных уточнений.
После этого подключите подбор билетов и правила бронирования. Задайте ограничения по классам, лимитам и допустимым вариантам перелёта или поезда, если они есть в политике компании. Проверьте, что билеты, подтверждения и документы по поездке сохраняются в карточке командировки и доступны для отчётности.
Запуск за две недели
В первую неделю проведите тестовый запуск на одной-двух командах или на нескольких типовых поездках. Так вы быстро увидите, где заявка на командировку заполняется не так, где согласование задерживается и какие поля не хватает для бухгалтерии. На этом этапе лучше исправить логику, чем потом перестраивать процесс.
Во вторую неделю обучите пользователей и закрепите регламент: кто создаёт заявку, кто согласует, как оформлять изменения и что делать после возвращения. Подготовьте короткую инструкцию по работе в TripScan и назначьте ответственных за поддержку. После запуска регулярно смотрите на узкие места и донастраивайте маршрут поездки.
Итог
Материал относится к разделу «Инструкция». Общие вопросы разобраны в поддержке. Как устроен сервис — на странице о каталоге.